tap4order – Installation und Bedienung

Diese Seite erklärt, wie Router, Drucker und Geräte beim Fest aufgebaut werden, und wie Kellner, Kassa und Admin mit der App arbeiten. Die App selbst läuft unter app.tap4order.com.

Überblick

tap4order ist ein Bestellsystem für Feste und Veranstaltungen. Kellner nehmen Bestellungen am Handy auf, eine Kassa kann am Tablet verkaufen. Die Bons kommen sofort an den Drucker der jeweiligen Station (z. B. Schank, Küche, Bar).

Installation vor Ort

Für den Aufbau rechne mit etwa 30 Minuten. Router und Drucker sind vorkonfiguriert – du musst nur richtig anstecken und prüfen.

Packliste

• GL.iNet GL-XE300 (Reiserouter mit SIM-Karte) samt Netzteil – oder USB-C-Ladegerät/Powerbank
• Netzwerk-Switch (5 Ports, mit Netzteil) – der Router hat nur einen LAN-Anschluss
• Epson-Bondrucker je Station (Schank, Küche, Bar) samt Netzteil
• Netzwerkkabel (LAN, RJ45): eines pro Drucker plus eines vom Router zum Switch – lieber länger als zu kurz
• Bonrollen 80 mm (Thermopapier), genug Reserve
• Verlängerungskabel und Steckdosenleisten für Router, Switch und jeden Drucker
• Kassa-Tablet mit Ladekabel (falls Kassa im Einsatz)
• Optional: SumUp-Kartenterminal (Solo) geladen
• Ausgedruckte QR-Sticker für die Tische (siehe Admin → Vor dem Fest)
• Zugangsdaten der Kellner (Passwortliste)

So hängt alles zusammen

1. Router (GL.iNet GL-XE300) aufstellen

1. Platz wählen: zentral zwischen den Stationen, erhöht und nicht in einem Metallschrank oder Keller – der Router braucht guten Handyempfang (LTE). Kabelwege zu den Druckern einplanen.
2. SIM-Karte prüfen: Die SIM steckt im Router. Nicht herausnehmen oder tauschen.
3. Strom anstecken (USB-C). Der Router startet in etwa 1–2 Minuten.
4. LAN-Port → Switch: Netzwerkkabel vom LAN-Anschluss des Routers in einen beliebigen Port des Switches. Switch an den Strom.
5. Optional – Internet vor Ort: Gibt es beim Veranstaltungsort einen Internet-Anschluss (Router des Hauses), kann ein Kabel von dort in den WAN-Anschluss des GL.iNet. Ohne Kabel nutzt er automatisch LTE.
6. Kontrolle: Die Lampen für Strom und Mobilfunk/Internet leuchten. Die VPN-Verbindung zum Server baut der Router von selbst auf – dazu ist nichts einzustellen. Ob es klappt, zeigt der Testdruck.

2. Drucker anstecken

1. Drucker aufstellen an der jeweiligen Station: trocken, nicht direkt neben Grill, Fritteuse oder Zapfanlage. Jeder Drucker ist fest einer Station zugeordnet (Aufkleber bzw. IP-Adresse beachten: Schank 10.11.12.11, Küche 10.11.12.12, Bar 10.11.12.13).
2. Netzwerkkabel vom LAN-Anschluss an der Rückseite des Druckers zum Switch.
3. Papier einlegen: Deckel öffnen, Rolle so einlegen, dass das Papier von unten nach vorne herausläuft, ein Stück herausziehen, Deckel zudrücken.
4. Strom anstecken und einschalten. Die grüne Power-Lampe leuchtet, die Fehlerlampe ist aus. Am Netzwerkanschluss blinkt eine Lampe.
5. Testdruck aus der App machen (Admin, siehe Probelauf).

3. Handys und Tablet vorbereiten

1. Internet: mobile Daten einschalten (oder ein WLAN mit Internet). Das WLAN des GL.iNet-Routers wird dafür nicht gebraucht.
2. App öffnen: im Browser app.tap4order.com aufrufen – am iPhone mit Safari, am Android-Handy mit Chrome.
3. Als App installieren (empfohlen): iPhone: Teilen-Symbol → Zum Home-Bildschirm. Android: Menü ⋮ → App installieren bzw. Zum Startbildschirm hinzufügen. Danach startet tap4order wie eine eigene App, ohne Adresszeile.
4. Kamera erlauben: Beim ersten Tisch-Scan fragt das Handy nach der Kamera – Erlauben tippen.
5. Kassa-Tablet: ans Ladekabel hängen und die automatische Sperre verlängern. Solange die Kassa offen ist, hält die App den Bildschirm selbst wach.

4. Kartenterminal (optional)

Nur wenn die Kartenzahlung für eure Veranstaltung freigeschaltet ist:

• SumUp Solo (für die Kassa): laden, einschalten, mit dem Internet verbinden. Der Admin koppelt es einmalig unter Einstellungen → Kartenterminal; dort steht auch, ob es online und bereit ist.
• Tap to Pay (für Kellner): Auf dem Handy des Kellners ist die SumUp-App installiert und angemeldet. Die Zahlung läuft direkt am Handy.

5. Probelauf vor dem Einlass

1. Als Admin anmelden → Zahnrad (Einstellungen) → Abschnitt Drucker.
2. Bei jeder Station auf Testdruck tippen. Der Bon zeigt Name, IP-Adresse, Uhrzeit, Umlaute und das €-Zeichen.
3. Kommt bei allen Druckern nichts: Router prüfen (Strom, Empfang, Kabel zum Switch). Kommt nur bei einem nichts: Kabel, Strom und Papier dieses Druckers prüfen.
4. Mit einem Kellner-Handy eine Testbestellung aufnehmen, drucken und kassieren. Danach kann der Admin sie als Gratis abrechnen, damit sie nicht im Umsatz zählt.
5. Kassa: eine Bestellung kassieren und prüfen, ob Abholschein und Station-Bons kommen.

6. Abbau

• Vorher kontrollieren: Startseite zeigt keine nicht abgeschlossenen Bestellungen mehr, Sammelrechnungen sind kassiert.
• Drucker ausschalten, dann Strom und Kabel abziehen. Bonrollen-Reste mitnehmen.
• Router und Switch vom Strom trennen. Die SIM bleibt im Router.
• Kabel aufrollen, alles in die Kiste – Netzteile zu den Geräten.

Anmelden & Startseite

Jede Person meldet sich mit eigenem Benutzernamen und Passwort an (bekommt man vom Admin). Die Anmeldung bleibt bestehen, solange die App offen ist. Nach einem Neuladen der Seite muss man sich eventuell neu anmelden.

Die Startseite zeigt:

• den großen Hauptbutton: Neue Bestellung (Kellner) bzw. Kassa (Kassa-Benutzer),
• Alle Bestellungen und Meine Bestellungen,
• die Kachel Kassastand: Wechselgeld + bar kassiert = so viel sollte in deiner Geldtasche sein,
• die Kachel Knapp: Artikel, die bald ausgehen,
• Nachrichten vom Admin an alle (z. B. „Schnitzel aus, ab 20 Uhr Grillhendl“),
• einen Hinweis, wenn du noch nicht abgeschlossene Bestellungen hast – antippen führt direkt hin.

Rechts oben ist das Zahnrad für die Einstellungen (Wechselgeld, Kassa, Kartenzahlung, Drucker …).

Kellner Kellner

Vor dem Dienst

1. Anmelden (siehe oben).
2. Zahnrad → Wechselgeld: den Betrag eintragen, mit dem du startest (z. B. 50 €). Dann stimmt dein Kassastand.

Bestellung aufnehmen

1. Neue Bestellung tippen – die Kamera öffnet sich.
2. Den QR-Code am Tisch scannen. Geht das nicht (Sticker fehlt, dunkel): Tisch manuell auswählen und Bereich + Tisch antippen.
3. Artikel antippen: Jeder Tipp bucht ein Stück. Oben wechselst du zwischen den Reitern (z. B. Essen, Getränke), darunter zwischen den Gruppen.
4. Korrigieren und Notizen: In der Liste der Bestellung eine Zeile antippen → Menge mit −/+ ändern, Notiz eintragen (z. B. „ohne Zwiebel“) oder Artikel entfernen (zweimal tippen zur Bestätigung).
5. Weiter tippen: Die Bons werden an die Stationen gedruckt (Küche bekommt das Essen, Schank die Getränke …), danach öffnet sich die Bezahlseite.

Kassieren am Tisch

1. Auf der Bezahlseite steht jeder Artikel als Karte. Ohne Auswahl zeigt der Button Alles kassieren · x €.
2. Getrennt zahlen: Karte antippen wählt alle Stück dieses Artikels, mit −/+ nur einen Teil. Der Button wird zu Auswahl kassieren · y €.
3. Im Zahlungsdialog wählen:
   • Bezahlt (bzw. Bar bezahlt, wenn Kartenzahlung aktiv ist) – Bargeld kassiert,
   • Karte – Kartenzahlung (nur wenn freigeschaltet), dem Gast Handy bzw. Terminal hinhalten und warten, bis die Zahlung bestätigt ist,
   • Gratis – geht aufs Haus,
   • Sammeln … – auf eine Sammelrechnung (z. B. „Musikkapelle“): bestehende antippen oder neue anlegen.
4. Wenn alles bezahlt ist: Abschließen. Kommt später noch etwas dazu, die Bestellung unter Meine Bestellungen öffnen und nachbonieren.

Bestellungen nachschauen

• Meine Bestellungen: nur deine. Alle Bestellungen: von allen, mit Suche nach Tisch („Garten 5“) oder Nummer („18“), Filter nach Zeitraum und Zustand (Offen, Zu kassieren, Bezahlt, Fertig).
• Eine Bestellung antippen zeigt die Positionen; einen Artikel antippen zeigt, was mit jedem Stück passiert ist (gedruckt, bar/Karte bezahlt, gratis, Sammelrechnung).

Am Ende des Dienstes

• Startseite: keine offenen Bestellungen mehr.
• Kachel Kassastand mit dem Geld in der Tasche vergleichen und beim Admin abrechnen.

Kassa Kassa

An der Kassa bestellt und zahlt der Gast sofort. Er bekommt einen Abholschein mit Abholnummer und holt an den Stationen ab. Die Stationen bekommen ihren Bon mit derselben Nummer.

Einmalig einrichten

1. Mit dem Kassa-Benutzer anmelden → Zahnrad → Abschnitt Kassa.
2. Standardtisch wählen (z. B. „Kassa 1“; legt der Admin als Tisch an). Ohne Standardtisch zeigt die Kassa nur einen Hinweis.
3. Kunden-Beleg drucken ein/aus und den Beleg-Drucker wählen (der Drucker, an dem der Gast seinen Abholschein bekommt).
4. Optional Erweitert: statt Standardtisch vor jeder Bestellung einen Tisch auswählen – für Gäste, denen gebracht wird.
5. Wechselgeld eintragen.

Verkaufen

1. Startseite → Kassa. Es öffnet sich gleich eine leere Bestellung.
2. Artikel antippen. Am Tablet steht rechts der Warenkorb mit −/+ je Zeile; Zeile antippen für eine Notiz.
3. Kassieren (12,50 €) tippen.
4. Am Tablet: den gegebenen Betrag über den Ziffernblock eingeben – das Rückgeld wird angezeigt. Leer lassen = passend bezahlt.
5. Kassieren – oder Gratis bzw. Sammeln …. Kartenzahlung über das SumUp-Terminal, wenn eingerichtet.
6. Die Abholnummer erscheint groß (mit Rückgeld). Gast den Abholschein geben bzw. die Nummer ansagen → Nächste Bestellung.

Storno nach dem Kassieren gibt es an der Kassa nicht – im Zweifel den Admin holen.

Admin Admin

Der Admin erreicht alle Verwaltungsseiten über die Startseite → Admin (Admin Dashboard) und das Zahnrad.

Vor dem Fest

1. Stammdaten (Excel)

1. Admin → Stammdaten (Excel) → Leere Vorlage oder Aktuelle Stammdaten exportieren herunterladen.
2. In Excel ausfüllen. Pflichtspalten sind orange mit „*“, beim Anklicken einer Überschrift erscheint eine Erklärung.

   Blatt	Inhalt
   Veranstaltung	Name des Festes (steht auf Bons und Belegen)
   Druckstationen	Name + Drucker-Adresse, z. B. Schank 10.11.12.11
   Lieferanten	optional, für „Umsatz nach Lieferant“
   Reiter / Gruppen / Artikel	Aufbau der Speisekarte: Reiter (Essen, Getränke) → Gruppen (Bier, Wein) → Artikel mit Preis, Station, Bestand, Farbe
   Weitere Gruppen	Artikel zusätzlich in einer Gruppe zeigen, z. B. „Hits“
   Tischbereiche / Tische	z. B. Bereich „Garten“, Tische 1–20; ein Tisch „Kassa 1“ für die Kassa
   Benutzer	Name, E-Mail, Rolle (Kellner/Kassa/Admin), Wechselgeld, Passwort (leer = wird erzeugt)

3. Datei hochladen. Die App prüft sofort und zeigt einen Prüfbericht (neu/geändert/entfernt) mit Fehlern samt Zeile und Lösung. Bei Fehlern: Fehler-Datei herunterladen – die Zellen sind dort rot/gelb markiert.
4. Modus wählen:
   • Aktualisieren (Standard): Preise, Bestände usw. werden geändert, Bestellungen bleiben. Bereits bestellte Artikel, die in der Datei fehlen, werden nur ausgeblendet.
   • Neu aufsetzen: löscht alles (Bestellungen, Sammelrechnungen, Benutzer außer admin) – für ein neues Fest. Muss mit dem Veranstaltungsnamen bestätigt werden; vorher wird eine Sicherung angeboten. Die Bestellnummern beginnen wieder bei 1.
5. Importieren. Neue Benutzer ohne Passwort bekommen eines – es wird nur einmal angezeigt und kann als PDF-Liste gedruckt werden.

2. Benutzer

Admin → Benutzer: Benutzer anlegen oder ändern (Rolle, Passwort, Wechselgeld). Jeder Kellner bekommt einen eigenen Benutzer, damit Kassastand und Umsatz stimmen.

3. Tische und QR-Sticker

• Admin → Tische verwalten: Bereiche und Tische anlegen oder umbenennen.
• Admin → QR-Codes drucken: erzeugt ein PDF mit QR-Stickern (3 × 3 pro A4-Seite) – drucken, ausschneiden, auf die Tische kleben. Am iPhone über das Teilen-Menü → Drucken.

4. Drucker und Einstellungen

• Zahnrad → Drucker: alle Stationen mit IP-Adresse; Testdruck je Station.
• Zahnrad → Gästebestellungen (wenn freigeschaltet): Gäste können bestellen ein/aus. Aus = die QR-Codes zeigen „gerade pausiert, bitte beim Personal bestellen“.
• Zahnrad → Kartenterminal (wenn freigeschaltet): SumUp Solo koppeln und Status prüfen.

Während des Festes

Artikelverfügbarkeit

Admin → Artikelverfügbarkeit: je Gruppe eine Karte (Unbegrenzt / noch n / Gesperrt). Antippen öffnet den Dialog:

• Ganze Gruppe: Unbegrenzt, Menge (z. B. noch 40 Schnitzel) oder Gesperrt.
• Einzelner Artikel: Wie Gruppe, Unbegrenzt, eigene Menge oder Gesperrt.

Änderungen sind sofort auf allen Handys sichtbar.

Nachrichten an alle

In der Kachel Nachrichten auf der Startseite schreibt der Admin Hinweise an alle Kellner und die Kassa. Sie bleiben, bis der Admin sie entfernt.

Sammelrechnungen

• Admin → Sammelrechnungen: Offen/Bezahlt umschalten, Karte aufklappen zeigt die Positionen je Bestellung.
• Drucken und Kassieren und abschließen fragen nach dem Drucker.
• Verklickt? Bei offenen Sammelrechnungen eine Bestellzeile antippen → Aus Sammelrechnung nehmen → Zurück an den Tisch oder Auf andere Sammelrechnung.

Auswertungen

• Umsatz nach User: Abrechnung je Kellner (bar kassiert, Wechselgeld), auch druckbar.
• Umsatz nach Lieferant: was je Lieferant verkauft wurde.
• Bestellinfos downloaden: alle Bestellungen als Excel.

Kartenzahlungen klären

Bleibt eine Kartenzahlung ungeklärt (z. B. Internet weg während der Zahlung), prüft die App bei SumUp automatisch nach. Was übrig bleibt, entscheidet der Admin unter Zahnrad → Kartenterminal: Bezahlt oder Nicht bezahlt – freigeben.

Nach dem Fest

1. Prüfen: keine offenen Bestellungen, alle Sammelrechnungen kassiert, keine ungeklärten Kartenzahlungen.
2. Abrechnung mit den Kellnern über Umsatz nach User.
3. Bestellinfos downloaden und Aktuelle Stammdaten exportieren als Sicherung aufheben.
4. Für das nächste Fest: Stammdaten anpassen und mit Neu aufsetzen importieren.

Probleme & Lösungen

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